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Bio-Rad iCode Introduction.mp4
Gestion des documents et des informations
L’exactitude des informations est la clé de notre réussite. Nous devons créer et conserver des dossiers complets et corrects.
Chacun d’entre nous doit faire en sorte d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité des informations de Bio-Rad. Chaque jour, nous prenons des décisions reposant sur les informations enregistrées à tous les niveaux de nos activités. Des informations incomplètes ou inexactes peuvent entraîner de mauvaises décisions ou des conséquences négatives.
Les dossiers que nous créons dans le cadre de nos responsabilités quotidiennes ont également d’importantes répercussions sur les informations financières que Bio-Rad divulgue au public. Par conséquent, nous devons nous assurer de la véracité, de la justesse et de l’exactitude des dossiers que nous créons, y compris les fiches de présence, les comptes de frais, les rapports d’inventaire, les résultats d’essais de recherche, les données de production et de qualité, ainsi que toutes les autres informations d’entreprise.
Pour satisfaire à ces obligations, Bio-Rad a opté pour des politiques et des procédures concernant la conservation des documents et les types de documents que nous devons conserver. Nous avons établi des calendriers de conservation pour chaque type de document et avons précisé les circonstances dans lesquelles il est nécessaire de conserver ou de séparer certains documents.
Si le service juridique ou votre responsable vous signale que des documents ou des fichiers électroniques en votre possession sont soumis à une « mise en suspens légale » ou sont nécessaires dans le cadre d’une enquête, vous devez suivre les instructions et conserver ces documents. Vous ne devez en aucun cas les détruire, les dissimuler ou les modifier de quelque manière que ce soit.
Attentes
- Consultez la Politique de gestion des documents et le Manuel des procédures
- Examinez les informations que vous conservez :
- Fichiers sur le bureau
- Fichiers dans les armoires de classement
- Fichiers électroniques
- Documents envoyés hors site
- Courriel
- Posez-vous les questions suivantes : « Quels sont les éléments dont je dispose et pourquoi les conserver? »
- Pour les documents officiels, appliquez les concepts et les pratiques de gestion des documents détaillés dans la formation.
- Pour toute question, contactez le responsable de la gestion globale des documents.
- Nous faisons en sorte que les documents Bio-Rad soient enregistrés de manière rapide, précise et exhaustive.
- Nous signalons tout problème concernant les dossiers de Bio-Rad, notamment les entrées erronées, les informations inexactes ou les informations manquantes.
- Nous coopérons à toute enquête interne ou externe et respectons toute ordonnance de mise en suspens légale.
Vidéos de formation en plusieurs langues
Termes clés
Tout type d’informations créées, reçues ou transmises dans le cadre des activités de Bio-Rad. Les dossiers peuvent se présenter dans de nombreux formats et se trouver sur un large éventail de supports. Exemples de formats et de supports courants :
- Papier
- Format électronique, par exemple : Documents Word, feuilles de calcul Excel, présentations PowerPoint, bases de données, informations dans les applications et les systèmes (SAP, par exemple)
- Communications électroniques (courriel ou messagerie instantanée, par exemple)
- CD, clés USB, périphériques mobiles et autres périphériques portables
- Sites Web et outils collaboratifs (SharePoint, blogs et wikis, par exemple)
Notification concernant certains documents lorsqu’il existe un litige réel (voire une possibilité de litige) ou lors d’un audit ou d’une enquête gouvernementale. Le service juridique vous informera des questions en suspens et fournira une description des types de documents susceptibles d’être affectés par la mise en suspens légale. Vous devez classer et conserver les documents référencés dans la mise en suspens légale, et ne pas les détruire ni les modifier. Vous serez informé de la levée de la mise en attente, puis pourrez revenir à votre calendrier de conservation habituel.
FAQ
R : Non. Nous ne devons pas suivre d’ordre qui nous amènerait à enfreindre notre Code, nos politiques ou la loi. Si votre responsable vous demande de faire quelque chose qui va à l’encontre de notre Code, de nos politiques ou de la loi, demandez de l’aide auprès des autres ressources décrites dans notre Code, y compris la Ligne d’assistance sur l’intégrité Bio-Rad.
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R : Nous disposons d’une période de conservation et de sécurité des documents essentiels qui détermine la durée pendant laquelle les employés doivent conserver les documents. Bien que la politique et la période de conservation puissent varier selon le service et le type de document, son objectif général est de :
- Assurer l’intégrité, la sécurité et la disponibilité de l’information nécessaire aux activités de gestion des documents et de l’information de Bio-Rad;
- Se conformer aux lois et règlements applicables qui prescrivent des délais minimum et maximum pour la conservation de certains documents;
- Conserver les documents nécessaires à la protection des droits légaux de Bio-Rad;
- Prendre en charge la récupération, le transfert et le stockage efficaces des documents; et
- Assurer la destruction appropriée des documents qui ne sont plus nécessaires.
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R : Oui, selon la politique et la période de conservation des documents de Bio-Rad, tous les employés, fournisseurs et prestataires de services de Bio-Rad doivent respecter à tout moment les modalités de la politique et de la loi applicable.
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R : Nous nous engageons à mettre en œuvre cette politique dans la mesure où elle s’applique à tous les documents, l’efficacité de l’action menée par Bio-Rad dépendant en grande partie de ses membres, à savoir nous. Si aucun comportement inapproprié n’est signalé, Bio-Rad risque de ne pas pouvoir prendre les mesures correctives appropriées.
Si vous estimez de bonne foi que vous ou quelqu’un d’autre êtes contrevenu à cette politique, veuillez le signaler immédiatement. Personne ne fera l’objet de quelconques mesures disciplinaires, représailles ou intimidations pour avoir signalé une conduite inappropriée de quelque nature que ce soit ou pour avoir collaboré dans le cadre d’enquêtes connexes.
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