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Bio-Rad iCode Introduction.mp4
Gestione dei documenti e delle informazioni
La presenza di informazioni accurate è un aspetto essenziale per il nostro successo. Dobbiamo creare e mantenere registri completi e accurati.
Ognuno di noi deve fare la propria parte per garantire che le informazioni di Bio-Rad siano accurate e complete. Ogni giorno prendiamo decisioni in base alle informazioni registrate a ogni livello delle nostre operazioni. Informazioni incomplete o imprecise possono portare a decisioni sbagliate o a conseguenze negative.
I record che creiamo come parte delle nostre responsabilità quotidiane hanno anche un impatto significativo sulle informazioni finanziarie che Bio-Rad divulga al pubblico. Pertanto, dobbiamo essere sicuri che i record che creiamo, compresi i cartellini, le note spese, i report di inventario, i risultati dei test di ricerca, i dati relativi alla produzione e alla qualità e qualsiasi altra informazione aziendale siano veritieri, corretti e accurati.
Per adempiere a questi obblighi, Bio-Rad ha adottato politiche e procedure relative alla conservazione dei record e ai tipi di documenti che siamo tenuti a mantenere. Abbiamo stabilito dei programmi di conservazione per ogni tipo di record e abbiamo specificato le circostanze in cui è necessario mantenere o separare determinati record.
Se l'Ufficio legale o il tuo manager ti comunicano che i documenti o i file elettronici in tuo possesso sono soggetti a una "conservazione a fini legali", o sono necessari per un'indagine, è necessario seguire le istruzioni e conservare tali documenti. In nessun caso devi distruggerli, nasconderli o alterarli in alcun modo.
Aspettative
- Consulta il Manuale sulla politica e sulle procedure per la gestione dei record
- Rivedi le informazioni che stai conservando:
- File sul desktop
- File negli archivi
- File elettronici
- Record inviati off-site
- Chiediti: "Di cosa si tratta e perché lo sto conservando?"
- Per i record ufficiali, applicare i concetti e le pratiche di gestione dei record descritti nel corso di formazione.
- Per qualsiasi domanda, contatta il Responsabile della gestione dei record globali.
- Ci assicuriamo che i record di Bio-Rad siano registrati in modo tempestivo, accurato e completo.
- Segnaliamo qualsiasi problema con i record di Bio-Rad, incluse eventuali voci false, informazioni imprecise o mancanti.
- Collaboriamo con qualsiasi indagine interna o esterna e seguiamo qualsiasi requisito di conservazione a fini legali.
Video di formazione in più lingue
Termini chiave
qualsiasi tipo di informazioni create, ricevute o trasmesse in relazione all'esecuzione dell'attività Bio-Rad. I record possono essere in molti formati e si trovano su una varietà di supporti. Esempi di formati e supporti comuni includono:
- Carta
- Formato elettronico, ad esempio: Documenti di Word, fogli di calcolo di Excel, Presentazioni PowerPoint, Database, Informazioni in applicazioni e sistemi come SAP
- Comunicazioni elettroniche come e-mail o messaggi istantanei
- CD, chiavette USB, dispositivi mobili e altri dispositivi portatili
- Siti Web e strumenti di collaborazione, come SharePoint, blog e wiki
notifica relativa a determinati record laddove sussiste un contenzioso o l'eventualità di un contenzioso o di un controllo o di un'indagine governativa. L'Ufficio legale comunicherà le questioni in sospeso e fornirà una descrizione dei tipi di record che potrebbero essere interessati dal requisito di conservazione a fini legali. Sei tenuto a individuare e conservare, non distruggere o alterare, i record a cui si fa riferimento nel requisito di mantenimento a fini legali. Riceverai una notifica quando tale requisito non è più applicabile e potrai tornare ad applicare il programma di conservazione abituale.
Domande frequenti
R: No. Non dobbiamo seguire alcuna direttiva che ci induca a violare il nostro Codice, le nostre politiche o la legge. Se il tuo manager ti chiede di fare qualcosa contro il nostro Codice, le nostre politiche o la legge, chiedi aiuto alle altre risorse descritte nel nostro Codice, inclusa la Helpline Bio-Rad per problemi di integrità.
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R: Abbiamo un piano di sicurezza e conservazione dei dati vitali che determina per quanto tempo i dipendenti devono conservare i record. Sebbene il criterio di conservazione e la pianificazione specifici possano variare in base al reparto e al tipo di record, lo scopo generale è:
- Garantire l'integrità, la sicurezza e la disponibilità delle informazioni necessarie per i record e le attività di gestione delle informazioni di Bio-Rad.
- Rispettare le leggi e le normative applicabili che prescrivono periodi di tempo minimi e massimi per la conservazione di determinati record.
- Preservare e conservare i record necessari per la tutela dei diritti legali di Bio-Rad.
- Supportare il recupero, il trasferimento e l'archiviazione efficienti dei record.
- Provvedere alla corretta distruzione dei record che non sono più necessari.
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R: Sì, in base alla politica  e alla pianificazione di conservazione dei record di Bio-Rad, ci si aspetta che tutti i membri della forza lavoro, i fornitori e i contraenti di Bio-Rad si attengano sempre ai termini della politica e alla legge applicabile.
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R: Ci impegniamo ad applicare questa politica in quanto si applica a tutti i record e l'efficacia degli sforzi di Bio-Rad dipende in gran parte dai suoi singoli membri, ovvero noi. Se non viene segnalato un comportamento inappropriato, Bio-Rad potrebbe non essere in grado di intraprendere un'azione correttiva appropriata.
Se credi in buona fede che tu o qualcun altro potreste aver violato questa politica, ti preghiamo di segnalarlo immediatamente. Nessuno sarà oggetto di qualsiasi forma di azione disciplinare, rappresaglia, intimidazione o ritorsione per aver segnalato incidenti di comportamento inappropriato di qualsiasi tipo o per aver collaborato alle relative indagini.
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