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Bio-Rad iCode Introduction.mp4
Gestão de registros e informações
Informações precisas são essenciais para nosso sucesso. Devemos criar e manter registros completos e corretos.
Cada um de nós deve fazer nossa parte para garantir a precisão e a integridade das informações da Bio-Rad. Tomamos decisões todos os dias com base nas informações registradas em todos os níveis de nossas operações. Informações incompletas ou imprecisas podem resultar em decisões ruins ou consequências negativas.
Os registros que criamos como parte de nossas tarefas diárias também afetam bastante as informações financeiras que a Bio-Rad divulga ao público. Portanto, devemos ter certeza de que os registros que criamos, incluindo cartões de ponto, relatórios de despesas, relatórios de inventário, resultados de testes de pesquisa, dados de produção e qualidade e quaisquer outras informações corporativas sejam verdadeiros, corretos e precisos.
Para cumprir essas obrigações, a Bio-Rad adotou políticas e procedimentos referentes à retenção de registros e aos tipos de documentos que precisamos guardar. Estabelecemos cronogramas de retenção para cada tipo de registro e especificamos circunstâncias nas quais é necessário manter ou segregar certos registros.
Se o Departamento Jurídico ou seu gerente informarem que documentos ou arquivos eletrônicos em sua posse estão sujeitos a uma "retenção legal" ou que são necessários para uma investigação, você deve seguir as instruções e preservar esses documentos. Sob nenhuma circunstância você deve destruí-los, ocultá-los ou alterá-los.
Expectativas
- Reveja a Política de Gestão de Recursos Manual de Procedimentos
- Reveja as informações que você está guardando:
- Arquivos de mesa
- Arquivos em armários próprios
- Arquivos eletrônicos
- Registros enviados off-site
- Pergunte a si mesmo: "O que tenho e por que vou guardar?"
- Para registros oficiais, aplique os conceitos e práticas de Gestão de Registros detalhados no treinamento.
- Contate o Líder de Gestão de Registros Global em caso de dúvida.
- Nos certificamos de que os registros da Bio-Rad sejam registrados imediatamente, com precisão e de forma completa.
- Reportamos quaisquer problemas envolvendo os registros da Bio-Rad, incluindo quaisquer informações falsas e imprecisas ou ausentes.
- Cooperamos com qualquer investigação interna ou externa e seguimos os pedidos de retenção legal.
Vídeos de treinamento em vários idiomas
Principais termos
Toda informação criada, recebida ou transmitida em conexão com a condução dos negócios da Bio-Rad. Os registros podem ter vários formatos e mídias. Exemplos de formatos e mídias comuns incluem:
- Papel
- Meio eletrônico, como: documentos em Word, planilhas de Excel, apresentações em PowerPoint, bancos de dados, informações em aplicativos e sistemas, como SAP
- Comunicações eletrônicas como e-mail ou mensagens instantâneas,
- CDs, pen drives, dispositivos móveis e outros portáteis
- Sites e ferramentas de colaboração, como SharePoint, blogs e wikis
Notificação relacionada a determinados registros quando há litígio real – ou mesmo a possibilidade de – ou uma auditoria ou investigação governamental. O Departamento Jurídico notificará você sobre assuntos pendentes, com uma descrição dos tipos de registros que podem ser afetados pela retenção legal. O esperado é que você localize e preserve os registros mencionados na retenção legal, sem destruí-los nem alterá-los. Você será notificado quando a retenção for suspensa e poderá retornar ao seu cronograma de retenção regular.
Perguntas frequentes
R: Não. Não devemos seguir ordens que sejam uma violação do nosso Código, das nossas políticas ou da lei. Se o seu gerente pedir que você faça algo que vá contra nosso Código, nossas políticas ou a lei, busque ajuda dos outros recursos descritos no nosso Código, incluindo a Central de Atendimento de Integridade da Bio-Rad.
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R: Temos um cronograma de segurança e retenção de registros vitais que determina por quanto tempo os funcionários devem manter os registros em seus cuidados. Embora a política e o cronograma de retenção específicos possam variar conforme o departamento e o tipo de registro, o objetivo geral é:
- Garantir a integridade, a segurança e a disponibilidade das informações necessárias para as atividades de gestão de registros e informações da Bio-Rad;
- Cumprir as leis e regulamentos aplicáveis que prescrevem períodos mínimos e máximos para a retenção de determinados registros;
- Preservar e conservar registros necessários à proteção dos direitos legais da Bio-Rad;
- Ajudar na recuperação, transferência e armazenamento de registos; e
- Possibilitar a destruição adequada de registros que não são mais necessários.
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R: Sim. A política e o cronograma de retenção de registros da Bio-Rad estabelece que todos os membros, fornecedores e prestadores de serviços da Bio-Rad estejam em conformidade com os termos da política e da legislação aplicável em todos os momentos.
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R: Estamos empenhados em aplicar esta política, uma vez que se aplica a todos os registos, e a eficácia dos esforços da Bio-Rad depende em grande parte de nós mesmos. Se uma conduta inadequada deixa de ser denunciada, a Bio-Rad poderá tomar as medidas corretivas adequadas.
Se você acredita de boa-fé que você ou outra pessoa pode ter violado esta política, informe o incidente imediatamente. Ninguém sofrerá qualquer forma de ação disciplinar, represália, intimidação ou retaliação por denunciar condutas inadequadas de qualquer tipo ou por cooperar com as respectivas investigações.
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