記録と情報管理

正確な情報は会社の成功の鍵を握ります。そのために完全で完璧なレコードの構築と維持が必要です。

すべての従業員がバイオ・ラッドの情報を正確で完全なものにするために役割を担っています。私たちは日々、業務のあらゆるレベルで記録された情報をもとに判断をします。不完全または不正確な情報は判断を誤らせ、成果の上がらない原因となります。

日常の業務で作成するレコードは、バイオ・ラッドが公開する財務情報にも影響を与えます。このため、タイムカード、支出報告、在庫報告、研究試験結果、生産品質データ、その他あらゆる会社情報を含め、作成するレコードは正しく公正で正確なものでなければなりません。
 

この責務を果たすために、バイオ・ラッドではレコードの保存と保存が必要な文書の種類を定めた方針と手順を設けています。レコードは種類に応じてデータリテンションスケジュールが決められ、どのような状況でレコードの保存や隔離が必要になるか定められています。

法務部または上司から手元の文書や電子ファイルが「訴訟ホールド」であるか、調査に必要であると伝えられた場合は、指示に従い文書を保存しなければなりません。いかなる場合も、これらの文書を破棄、隠匿することや改変することがあってはなりません。

期待


  • レコード管理方針と手順マニュアルをよく確認する
  • 扱う情報についてよく確認する
    • デスクトップのファイル
    • キャビネットのファイル
    • 電子ファイル
    • 外部に送付したレコード
    • 電子メール
  • 自分が持っている情報が何で、なぜ持っているかを考える。
  • 公式のレコードは、トレーニングで説明されているレコード管理の概念と手法に従って扱う。
  • 不明な点はグローバルレコード管理リードに尋ねる。
  • バイオ・ラッドの記録はすべて速やかに、正確、完全に処理されなければならない。
  • 誤入力、不正確な情報、情報の欠落など、レコードに関する問題は必ず報告すること。
  • 内外の調査担当と協力し、訴訟ホールドの手続きに従う。

トレーニングビデオ (複数言語)

主な用語

    バイオ・ラッドの業務遂行において作成、受領、送付されたあらゆる情報。レコードには多くの形式があり、さまざまな媒体に保存されます。一般的な形式と媒体には次のものがあります。

    • 電子形式 (例: Word 文書、Excel スプレッドシート、PowerPoint プレゼンテーション、データベース、アプリケーションやシステム (SAP) のデータ)
    • 電子通信 (電子メール、インスタントメッセージなど)
    • CD、USB ドライブ、モバイルデバイス、その他のポータブル機器
    • Web サイト、コラボレーションツール (SharePoint、ブログ、Wiki など)

      訴訟、監査や政府調査が発生した場合やその可能性がある場合、記録が必要になるレコードに関する通知。その際は法務部より保留事項が通知され、訴訟ホールドに該当するレコードの種類が説明されます。これらのレコードを確認して保存し、決して破棄や改変をすることのないようにしてください。ホールドが解除されると通知があるので、通常のデータリテンションスケジュールに戻すことができます。

      よくある質問

       A: いいえ。当社規範、当社方針、または法律に違反するような命令には従ってはなりません。上司から当社規範、当社方針、または法律に反する行為を指示された場合、バイオ・ラッドインテグリティヘルプラインを含む当社規範に記載されている他のリソースにサポートを求めてください。

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      A:当社では、社員が預かるレコードの保管期間を規定する重要レコードの保護およびデータリテンションスケジュールを定めています。具体的な保存方針とスケジュールは、部門やレコードの種類によって異なることがありますが、その全体的な目的は次のとおりです:

      • バイオ・ラッドのレコードおよび情報管理活動に必要な情報の完全性、安全性、可用性を確保する。
      • 特定のレコードを保存する最小期間と最大期間を規定する、適用される法律と規制を遵守する。
      • バイオ・ラッドの法的権利の保護に必要なレコードを保存・保持する。
      • レコードの効率的な検索、転送、保存をサポートする。
      • 不要になったレコードを適切に破棄することを規定する。

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      A:はい。バイオ・ラッドのレコード保持方針とスケジュールに従って、バイオ・ラッドの全従業員、ベンダー、請負業者には常に方針の条件と適用法を遵守することが求められ、それが方針となっています。

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      A:すべてのレコードに適用されるこの方針を実施することに当社は注力しており、バイオ・ラッドの取り組みの効果は個々のメンバーである私たち次第です。不適切な行為が報告されないと、バイオ・ラッドが適切な是正措置を講じることができない場合があります。

      自分または他人がこの方針に違反している可能性があると誠意をもって考えた場合、直ちに報告してください。どのような種類の不適切な行為の事例を報告しても、関連する調査に協力しても、いかなる形の懲戒、仕返し、脅迫、または報復を受けることはありません。

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